Einstellungen Digitaler Workflow

Folgende Einstellungen sind für die Nutzergruppe auf dem Reiter Digitaler Workflow möglich:

Der Bereich Arbeitsliste Patient listet Patienten auf, denen ein Aufklärungsbogen oder ein eigener Bogen aus E-ConsentPro documents zugewiesen ist. Zu jedem Patienten sind die zugewiesenen Aufklärungsbögen oder eigene Bögen aus E-ConsentPro documents mit ihrem jeweiligen Bearbeitungsstand zu sehen.

Um die Übersichtlichkeit der Arbeitsliste Patient für Ihre Nutzer zu verbessern, können Sie Einstellungen vornehmen, um Bogenzuweisungen automatisch zu archivieren oder zu löschen, an denen es schon lange keine Änderungen mehr gab.

  • Wichtige Informationen, die erst nach dem Unterschreiben des Aufklärungsbogens bekannt werden, können diesem als Ergänzung hinzugefügt werden. Dies ist nur möglich, solange der archivierte Aufklärungsbogen in der Arbeitsliste enthalten ist. Wählen Sie deshalb einen ausreichend langen Zeitraum, in dem unterschriebene Dokumente in der Arbeitsliste verbleiben.
  • Das Löschen wird von einem automatischen Hintergrundprozess ausgeführt. Dessen Prüfintervall kann in der Konfigurationsdatei über den Parameter patient_data_cleanup_interval in Sekunden eingestellt werden. Das Intervall wird im Mandanten im Reiter Digitaler Workflow im Bereich Arbeitsliste Patient angezeigt.
Bogenfilter auf Arbeitsliste anwenden

Hier legen Sie fest, ob die Einstellungen im Reiter Bogen-Filter auch für die Arbeitsliste Patient aktiv sind.

Folgende Einstellungen können Sie vornehmen:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)

  • Aktiviert

  • Deaktiviert
Sämtliche Zuweisungen eines Patienten anzeigen Bei aktivierter Option sehen Nutzer alle Bogenzuweisungen ihrer Patienten, auch die Zuweisungen aus anderen Fachgebieten.
Sichtbarkeit von Bogenzuweisungen

Wählen Sie, welchen Inhalt die Arbeitsliste Patient hat. Folgende Einstellungen können Sie vornehmen:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen

  • Nutzer sieht alle Zuweisungen

  • Nutzer sieht nur Zuweisungen aus eigenem Mandanten

  • Nutzer sieht nur Zuweisungen aus eigener Nutzergruppe

    Nutzer, die keiner Nutzergruppe zugeordnet sind, jedoch demselben Mandanten, können ihre Bogenzuweisungen gegenseitig einsehen.

  • Nutzer sieht nur eigene Zuweisungen
Einstellung vom Mandanten überschreiben Aktiviert den die manuelle Eingabe der Zeitdauer für die angezeigte Nutzergruppe. Standardmäßig ist die Option deaktiviert und die Zeitdauer, nach der Dokumente aus der Arbeitsliste entfernt werden, wird vom Mandanten übernommen.
Zeitdauer, nach der Dokumente aus der Arbeitsliste entfernt werden

Sie können die Zeitdauer bis zum automatischen Entfernen über die Felder Tage, Stunden und Minuten detailliert einstellen. Es können nur Zahlenwerte erfasst werden. Dokumente, die bereits vollständig unterschrieben, aber noch nicht archiviert sind, werden nach dieser Zeit aus der Arbeitsliste entfernt und automatisch ins Archiv verschoben.

Die Standarddauer beträgt für jeden Status 365 Tage.

Zugewiesen Eingabe der Zeitdauer für Dokumente im Status "Zugewiesen".
Begonnen Eingabe der Zeitdauer für Dokumente im Status "Begonnen"
Archiviert Eingabe der Zeitdauer für Dokumente im Status "Archiviert".
Zeitdauer, nach der Dokumente (E-ConsentPro Patient) aus der Arbeitsliste entfernt werden

Sie können die Zeitdauer bis zum automatischen Entfernen der Dokumente über die Felder Tage, Stunden und Minuten detailliert einstellen. Es können nur Zahlenwerte erfasst werden. Dokumente, die bereits vollständig unterschrieben, aber noch nicht archiviert sind, werden nach dieser Zeit aus der Arbeitsliste der Anwendung "E-ConsentPro Patient" entfernt und automatisch ins Archiv verschoben.

Die Standarddauer beträgt 14 Tage.

Unvollständige Bögen archivieren

Verschiebt unvollständige Bögen ins Archiv. Bögen sind unvollständig, sobald sie den Status Zugewiesen verlassen haben, aber noch nicht alle Pflichtunterschriften getätigt wurden. Die Verschiebung erfolgt zu dem Zeitpunkt, an dem die Bögen aus der Arbeitsliste Patient entfernt werden.

Anwendungsfall: Eine Klinik möchte alle nicht abgeschlossenen Bögen automatisch ins digitale Archiv überführen, egal in welchem Bearbeitungsstand die Bögen oder Dokumente sind. Dadurch bleiben nach Abschluss eines Falles alle Bögen oder Dokumente zusammen, was die Nachvollziehbarkeit verbessert.

Für alle anderen nicht archivierten Bögen mit vollständigen Pflichtunterschriften gilt folgendes:

Die Bögen werden entweder nach dem Ausfüllen aktiv per Knopfdruck archiviert. Falls das vergessen wurde, werden sie automatisch nach einer Zeitdauer aus der Arbeitsliste Patient entfernt. Die Zeitdauer legen Sie mit dem Status Archiviert selbst fest. Mit dem Status Einwilligung/Ablehnung werden sie ins Archiv verschoben.

Zur Nutzung der Funktion muss ein zusätzlicher Eintrag in der ecp.config gespeichert werden.

Folgende Einstellungen für die Nutzergruppe sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Nein
  • Ja
Anamnesebögen nach dem Ausfüllen archivieren

Verschiebt Anamnesebögen nach dem Abschluss durch den Patienten ins Archiv. Dies geschieht unabhängig davon, ob die Bögen vollständig ausgefüllt sind oder unvollständig.

Ist diese Option deaktiviert, werden Anamnesebögen wie Aufklärungsbögen behandelt. Sie werden erst dann archiviert, wenn sie vollständig ausgefüllt sind und alle Pflichtunterschriften vorhanden sind.

Folgende Einstellungen für die Nutzergruppe sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Nein
  • Ja
Arbeitsliste auf aktuellen Patienten beschränken

Die Arbeitsliste wird auf den aktuell ausgewählten Patienten eingeschränkt. Das heißt, dass in E-ConsentPro dann ausschließlich die Einträge dieses Patienten angezeigt werden. Das Radiergummi zum Löschen des Filters aus der Arbeitsliste Patient wird nicht angezeigt, da der Filter dauerhaft an den aktuellen Patientenkontext gebunden ist.

Folgende Einstellungen für die Nutzergruppe sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)

  • Nein

  • Ja

Weitere Informationen:

  • Aufklärungsbögen im Status Archiviert , zu denen es eine nicht unterschriebene Patientenquittung oder Ergänzungen gibt, verbleiben in der Liste. Erst wenn alle zugehörigen Ergänzungen und eine eventuell vorhandene Patientenquittung den Status Archiviert haben, wird der Aufklärungsbogen mit seinen zugehörigen Dokumenten nach dem angegebenen Zeitraum entfernt.
  • Wenn alle elektronisch unterschriebenen Aufklärungsbögen und Ergänzungen eines Patienten entfernt sind und keine weiteren Bogenzuweisungen bestehen, wird der Patient ebenfalls entfernt.
  • Die Einstellung zum Entfernen abgeschlossener Aufklärungsbögen betrifft nur die Arbeitsliste Patient. Exportierte PDF/A-Dokumente werden von E-ConsentPro nicht aus dem Export-Ordner entfernt.
Änderungsprotokoll für Bogen exportieren

Bei aktivierter Option, kann ein systemweiter Administrator eine Nutzergruppe dazu berechtigen, ein elektronisches Protokoll des Aufklärungsprozesses als PDF/A-Dokument im Download-Ordner abzulegen. Voraussetzung dafür ist, dass der Bogen im Status "Archiviert" ist (siehe Änderungsprotokoll herunterladen).

Das Änderungsprotokoll dokumentiert die Schritte und den zeitlichen Ablauf der Aufklärung. Wenn Sie als systemweiter Administrator möchten, dass die Nutzergruppe das Protokoll nicht exportieren kann, deaktivieren Sie die Option.

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Nein
  • Ja

Der Pfad des Export-Ordners ist für den Mandanten festgelegt, siehe Export-Verzeichnis.

Druckfunktionen in "Aufklärung mobil" und "E-DocumentPro" ausblenden

Bei aktivierter Option wird die Druckfunktion in den Apps "Aufklärung mobil" und "E-DocumentPro" ausgeblendet.

Bei deaktivierter Option wird die Druckfunktion in den Apps "Aufklärung mobil" und "E-DocumentPro" eingeblendet.

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Nein
  • Ja
Abschluss des Bogens nur bei vollständig ausgefüllten Pflichtfeldern erlauben

Ist die Option aktiv, können Bögen nur dann abgeschlossen werden, wenn der Patient alle rot gekennzeichneten Pflichtfelder im Bogen ausgefüllt hat.

Sind Pflichtfelder nicht ausgefüllt, erscheint beim Abschluss des Bogens eine Meldung mit der Aufforderung, alle Pflichtfelder auszufüllen.

Ist diese Option nicht aktiv, können Bögen auch mit unvollständig ausgefüllten Pflichtfeldern abgeschlossen werden.
Sind Pflichtfelder nicht ausgefüllt, erscheint beim Abschluss des Bogens eine Meldung, die auf fehlenden Pflichteingaben hinweist. Der Anwender kann dann entscheiden, ob er die Pflichtfelder noch ausfüllt oder den Bogen trotz fehlender Pflichteingaben abschließt.

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Nein
  • Ja
Einstellung vom Mandanten überschreiben Standardmäßig wird das "Timeout nach Inaktivität" aus den Mandanteneinstellungen übernommen. Die aktivierte Option ermöglicht die individuelle Einstellung des Timeouts in der angezeigten Nutzergruppe.
Timeout nach Inaktivität in Anamnese mobil in Minuten Zeit, nach der die Patienten bei Inaktivität automatisch von der App abgemeldet werden. Bis dahin eingegebene Daten bleiben erhalten.
Bögen ohne vollständige Anamnese unterschreiben

Hier legen Sie fest, ob Aufklärungsbögen auch dann elektronisch unterschrieben werden können, wenn nicht alle Anamnesefragen vollständig beantwortet wurden oder die Antwort "Ich bin mir nicht sicher" gegeben wurde.

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Nein
    (elektronische Unterschrift nur nach Beantwortung aller Anamnesefragen möglich)
  • Ja

Wenn Aufklärungsbögen ohne vollständige Anamnese unterschrieben werden, kann sich dies in einem Gerichtsverfahren nachteilig auswirken. Wir empfehlen deshalb, die Option zu deaktivieren.
Einstellung vom Mandanten überschreiben Standardmäßig wird die Einstellungen für "Aufklärung mobil" von den Mandanteneinstellungen übernommen. Die aktivierte Option ermöglicht die individuelle Einstellung der verschiedenen Einstellungen in der angezeigten Nutzergruppe.
Timeout nach Inaktivität in Aufklärung mobil in Minuten Zeit, nach der Ärzte bei Inaktivität automatisch von der App abgemeldet werden. Bis dahin eingegebene Daten bleiben erhalten.
Personal ID des
Arztes anzeigen

Zeigt in der App "Aufklärung mobil" neben Titel, Vorname und Nachname zusätzlich noch die ID des aufklärenden Arztes an.

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Nein
  • Ja
Einstellung vom Mandanten überschreiben Standardmäßig wird die Einstellungen für "E-DocumentPro" aus den Mandanteneinstellungen übernommen. Die aktivierte Option ermöglicht die individuelle Einstellung der verschiedenen Einstellungen in der angezeigten Nutzergruppe.
Timeout nach Inaktivität in E-DocumentPro in Minuten Zeit, nach der die Patienten bei Inaktivität automatisch von der App abgemeldet werden. Bis dahin eingegebene Daten bleiben erhalten.
Bitte wählen Sie eine Dokumentenquelle aus

Sie können für die App "E-DocumentPro" zwischen folgenden Dokumentenquellen wählen:

  • Dokumente aus E-ConsentPro documents
  • Dokumente aus Ihrem definierten FHIR Server
Einstieg

Hier legen Sie fest, auf welchem Weg Sie in der App "E-DocumentPro" die zugewiesenen Dokumente öffnen wollen. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Optionen:

  • über Zugangscode
  • über Patientenliste
  • immer nachfragen
    In diesem Fall kann der App-Nutzer in der App selbst auswählen, auf welchem Weg er die zugewiesenen Dokumente öffnen will.

Als Administrator können Sie Documents Desk pro Nutzergruppe aktivieren oder deaktivieren. Dies ermöglicht eine individuelle Anpassung des digitalen Workflows an die Bedürfnisse einzelner Abteilungen.

Documents Desk aktivieren

Stellen Sie ein, ob Documents Desk aktiviert oder deaktiviert sein soll.

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Ja
  • Nein

(Einstellungen DD des Mandanten ändern)

ECP-Patient Workflow aktivieren

Aktiviert/deaktiviert den E-ConsentPro Patient -Workflow für Nutzergruppen als Stand-alone-Version.  

Bei einer aktivierten Option werden für die Zuweisung notwendigen Schaltflächen und Funktionen angezeigt (" Bogen zuweisen (nach Hause) ").

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Nein
  • Ja
Portal Workflow aktivieren

Aktiviert/deaktiviert den Workflow für Nutzergruppen über ein Portal. Die Optionen für den Portal-Workflow und den E-ConsentPro Patient-Workflow können gleichzeitig aktiviert werden.

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Nein
  • Ja
Aktivieren Sie Datum bearbeiten

Aktiviert/deaktiviert die Möglichkeit das Datum von eigenen Bögen in den Anwendungen "Aufklärung mobil", "E-DocumentPro" und "Documents Desk" zu bearbeiten.

Rechtliche Konsequenzen der Bearbeitung des Datums

Der Gesetzgeber erlaubt nur in speziellen Fällen, das Datum zu bearbeiten.

  • Klären Sie mit Ihrer Rechtsabteilung, ob in Ihrer Nutzergruppe generell erlaubt werden darf, das Datum zu bearbeiten.
  • Aktivieren Sie die Option Datum bearbeiten nur dann, wenn Ihre Rechtsabteilung keine generellen Einwände hat, das Datum zu bearbeiten.
  • Stellen Sie sicher, dass die Protokollfunktion aktiviert ist und die Protokolldatei archiviert wird, damit in einem möglichen Rechtsfall Änderungen nachvollzogen werden können.

Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Einstellungen vom Mandanten übernehmen (Standard)
  • Nein
  • Ja
Hinweis Datum bearbeiten

Mit Hilfe dieser Option legen Sie fest, ob und in welchen Fällen ein Hinweis Datum bearbeiten angezeigt werden soll. Dieser weist darauf hin, dass nicht in allen Fällen eine Umdatierung des Unterschriftsdatums gesetzlich erlaubt ist. Der Hinweis Datum bearbeitensoll den Nutzer daran erinnern, im Zweifelsfall vor einer Umdatierung seine Rechtsabteilung zu konsultieren.

Diese Option ist nur konfigurierbar, wenn die Option Datum bearbeiten aktiv ist. Folgende Einstellungen sind möglich:

  • Einstellung vom Mandanten übernehmen
  • Deaktiviert
  • Einmal angezeigt
  • Wird immer angezeigt(Standard) 

Weitere Informationen

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